3 Petua untuk Membunyikan Lebih Profesional dalam E-mel Kerja
Dalam era moden, tugas anda mungkin memerlukan anda menghantar e-mel kepada rakan sekerja, bos, pelanggan dan banyak lagi.
E-mel anda bukan mesej mudah; ia mewakili siapa anda sebagai pekerja profesional. Oleh itu, anda ingin memastikan bahawa setiap e-mel anda yang dihantar ditulis dengan baik dan mudah dibaca.
Jika syarikat anda menggunakan program tertentu - seperti Microsoft Outlook, misalnya - anda mungkin ingin belajar cara memohon pemformatan mesej . Tidak kira platform yang anda gunakan untuk pemesejan, terdapat pelbagai petua penting yang perlu anda ambil perhatian sebelum anda mengklik hantar pada e-mel anda.
Berfungsi dalam bidang profesional boleh mencabar bagi sesiapa sahaja, tetapi mungkin terutamanya bagi mereka yang menguruskan gejala penyakit mental atau kebimbangan kesihatan mental yang lain.
Nasib baik, terdapat banyak alat yang tersedia dalam talian untuk membantu anda menguruskan tekanan ini, membangunkan mekanisme mengatasi yang baik dan berkongsi perasaan anda. Tekan di sini untuk maklumat lanjut dan artikel yang boleh memberikan pandangan lanjut dan akses kepada rawatan, jika perlu.
xsplit gamecaster vs obs
Semak E-mel Kerja Anda
Alat yang paling penting dan berharga yang anda miliki ialah membaca pruf. Sebelum anda berfikir tentang menghantar e-mel anda, pertimbangkan soalan penting: adakah e-mel anda masuk akal dari segi tatabahasa dan logik?
Semak sebarang kesilapan tatabahasa dengan menggunakan penyemak ejaan prabina e-mel, jika tersedia. Jika anda meragui penyemak ejaan anda, jangan takut untuk menggunakan sumber luar (seperti kamus dalam talian).
Kesalahan tatabahasa lain yang perlu diperhatikan mungkin termasuk:
- Penggunaan huruf besar yang salah
- Penggunaan tanda baca yang salah (koma, titik bertitik, dsb.)
- Gaya penulisan dan nada yang tidak sesuai untuk suasana profesional
- Penggunaan kata nama khas yang salah - ini amat penting apabila merujuk kepada orang lain; beberapa perkara yang lebih memalukan daripada salah mengeja nama seseorang (atau sesuatu) yang penting!
Setelah e-mel anda sedia, baca dengan kuat untuk melihat sama ada ia masuk akal. Kadangkala, anda boleh mengetahui sama ada ayat 'dimatikan' hanya dengan cara bunyinya.
Dari situ, anda boleh membuat sebarang pembetulan untuk memastikan aliran keseluruhan e-mel adalah konsisten.
Akhir sekali, dan jika anda mempunyai masa, simpan e-mel sebagai draf dan pergi darinya. Anda juga boleh meminta rakan atau keluarga terdekat untuk membaca e-mel anda untuk melihat sama ada mereka melihat sebarang ralat.
Peraturan praktikal yang baik adalah hanya dengan menekan 'hantar' apabila anda berasa yakin bahawa anda telah membaca pruf dan mempertimbangkan semula segala-galanya dalam mesej anda dengan sebaik mungkin.
Ringkas dalam E-mel Kerja
Semua orang di syarikat anda mempunyai tanggungjawab mereka untuk ditegakkan, jadi adalah berguna untuk menghormati masa mereka dengan membuat e-mel ringkas. Dengan menjadikannya pendek, manis dan tepat sasaran, anda boleh mendapatkan jawapan yang jelas kembali dengan segera dan meneruskan hari anda.
Mula-mula, pastikan mesej anda mengandungi perenggan pendek dan mudah difahami. Malah, setiap perenggan tidak semestinya lebih panjang daripada dua ayat.
Katakan e-mel anda memerlukan anda menulis berbilang perenggan panjang penuh. Dalam kes itu, anda boleh mempertimbangkan untuk menjadualkan pertemuan secara peribadi dengan sesiapa sahaja yang anda hantar e-mel untuk meminimumkan kekeliruan dan salah komunikasi.
Pastikan setiap perenggan anda hanya mengandungi maklumat yang berkaitan. Walaupun menggoda untuk memasukkan butiran kecil yang boleh membantu penerima anda memahami mesej anda, tetapi memotong adendum tersebut, anda boleh membuat e-mel yang ringkas dan langsung.
Jenis mesej ini selalunya lebih mudah untuk difahami oleh pembaca, dan pihak yang menerima anda mungkin akan bertanya soalan penjelasan sebagai tindak balas jika perlu.
tempo cpu baik terbiar
Satu lagi cara yang berguna untuk menggunakan bahasa ringkas ialah berhati-hati terhadap kata kerja 'menjadi'. Sebagai contoh, sesuatu seperti 'Saya mahu dapat menghantar laporan' boleh dipendekkan kepada 'Saya menghantar laporan.'
Dalam senario ini, anda akan menghapuskan kata kerja 'menjadi' dan menggantikannya dengan kata kerja aktif yang menghilangkan kata kerja.
Tulis dalam Nada Hormat
Di atas segalanya, sampaikan mesej anda dengan penuh hormat.
explorer.exe percubaan dibuat untuk merujuk token yang tidak ada windows 10
Keagresifan dalam e-mel boleh dilihat sebagai kejam kerana penerima tidak bercakap dengan anda secara langsung. Anda boleh mengelakkan nada tidak sengaja ini, walaupun semasa menyampaikan berita buruk, dengan mengimbangi negatif dengan positif.
Sebagai contoh, jika anda ingin mengkritik prestasi pekerja, anda mungkin memulakan ayat dengan mengatakan sesuatu yang positif dan mengakhirinya dengan kritikan anda.
Selain itu, elakkan menggunakan 'tetapi' . Ia menafikan separuh pertama ayat, jadi walaupun anda bermula dengan sesuatu yang positif, menggunakan 'tetapi' mungkin membuat seseorang berfikir anda tidak jujur. Jadi, gantikan 'tetapi' dengan 'dan' supaya kedua-dua pernyataan kekal benar.
Anda juga mungkin berfikir tentang memasukkan tandatangan pendek pada akhir mesej anda. Tandatangan ini boleh membantu menyampaikan maklumat hubungan dan peribadi yang penting kepada penerima anda.
Jika anda mahu, pergi ke tetapan e-mel anda dan sediakan tandatangan yang merangkumi nama anda, nombor telefon kenalan dan tapak lain yang bergabung dengan anda.
Jika syarikat anda mempunyai logo, anda boleh mempertimbangkan untuk memasukkan visual sebagai sebahagian daripada tandatangan anda. Hasilnya ialah e-mel yang berbunyi dan kelihatan profesional, yang mengekalkan nada hormat.
Kesimpulan
Satu perkara penting yang perlu diingat ialah membuat mesej ringkas, padat dan bebas ralat mengikut kemampuan anda, walaupun dalam e-mel yang lebih kasual. Dengan berbuat demikian, anda akan menunjukkan kepada bos anda bahawa anda menghormati mereka, dan anda memberitahu diri anda bahawa anda sememangnya seorang profesional yang anda mahu orang lain melihat anda.
